รูปแบบประโยคภาษาอังกฤษที่ใช้ในการนำเสนอ (Presentation)

คำนำ (Introduction)

This morning I’m going to .. (talk about ..) / Today I’d like to .. (describe ..)
= บอกหัวข้อเรื่องที่จะพูด

The aim of my presentation is to .. (explain ..)
= บอกวัตถุประสงค์ของการนำเสมอ

เช่น

I’ve divided my presentation into .. / My talk will be in .. (tree parts).

First, I’d like to .. (give you an overview of .. )

Second, I’ll move on to .. / Then I’ll focus on ..

After that we’ll deal with .. / Finally, we’ll consider ..

การกล่าวถึงการถามคำถาม

Feel free to / Do interrupt me if there’s anything you don’t understand.
= ในกรณีที่อนุญาตให้ผู้ฟังถามได้ทันทีในขณะที่เราพูดอยู่

If you don’t mind, we’ll leave questions till the end.
= ในกรณีที่ต้องการให้ผู้ฟังถามตอนสุดท้าย ไม่ขัดจังหวะขณะที่เราพูด

การเชื่อโยงเข้าสู่ประเด็นต่างๆ ตามลำดับ

So, let’s start with .. (the objectives ..)

Now let’s move on to .. ( the next part ..)

Let’s turn our attention to .. (the question of ..)

This leads me to .. (my third point ..)

Finally .. (let’s consider ..)

การสรุปสิ่งที่กล่าวไปแล้ว

That completes my .. (description of ..) / So, to summerize .. (there are five key points ..)

การอ้างถึงสิ่งที่ได้กล่าวไปแล้ว และการขอพูดถึงประเด็นใดประเด็นหนึ่งอีกครั้ง

I mentioned ealier .. ( the importance of ..)

I’ll say more about this later. / We’ll come back to this point later.

การถามเพื่อดูว่าผู้ฟังเข้าใจหรือไม่

Is that clear? / Are there any questions?

การพูดถึงข้อมูลที่ใช้โสตทัศนูปกรณ์ช่วยนำเสนอ

This transparency/diagram shows ..

If you look at this graph you can see ..

What is interesting in this slide is ..

I’d like to draw your attention to .. ( this chart ..)

การกล่าวถึงสิ่งที่รู้กันอยู่โดยทั่วไป

As you know ../As I’m sure you are aware ..

การกล่าวเพื่อจบการนำเสนอ

That concludes my talk./That brings me to the end of my presentation.

If you have amy questions, i’d be pleased/I’ll do my best to answer them.

Thank you for your attention.

การจัดการกับคำถาม

That’s a good point./I’m glad you asked that question.
= ใช้ชมผู้ถามอย่างจริงใจ เมื่อคำถามนั้นๆ เป็นคำถามที่ดี ไม่ควรใช้ 2 ประโยคนี้กับทุกๆ คำถาม เพราะจะฟังดูเสแสร้ง ไม่จริงใจ

Can I get back to you on that later? I’m afraid I don’t have .. (the information at present)./I’m afraid I’m not the right person to answer that.
= ไม่แน่ใจว่าเราจะตอบคำถามนั้นๆ ได้กระจ่างและถูกต้อง ถือเป็นการหลีกเลี่ยงการตอบคำถามแบบสุภาพ

(ที่มา : http://swc306.wordpress.com/2007/05/31/%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B8%9B%E0%B9%81%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B9%82%E0%B8%A2%E0%B8%84%E0%B8%A0%E0%B8%B2%E0%B8%A9%E0%B8%B2%E0%B8%AD%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%81%E0%B8%A4%E0%B8%A9/)

Conclusion

การสรุป
(Conclusion)

ควรจบด้วย 
     • Quotation 
     • Poetry 

     • Song 
     • Picture/poster 
     • Proverb 

     • Expression 
     • Mottle 
     • Story 
     • Rhetorical question 
     • A call for action

การจบการนำเสนอ

     ประกอบด้วย 
     • สัญญาณที่แสดงว่าจะจบ 
     • สรุปเนื้อหาที่นำเสนอ 
     • วิธีการติดต่อกับผู้นำเสนอ (อาจเป็นหมายเลขโทรศัพท์หรือ e-mail address โดยไม่ควรพูดออกมา เพียงแค่ใส่ไว้ใน slide หรือ handout แล้วแค่แจ้งว่ามี) 
     • การตอบคำถามจากผู้ฟัง 
     • กล่าวขอบคุณผู้ฟัง (ไม่ควรกล่าวในเชิงว่า ไม่แน่ใจว่าสิ่งที่ตนเองจะเป็นประโยชน์กับผู้ฟังหรือไม่)

วิธีการรับมือกับคำถามจากผู้ฟัง

     • ต้องมี eye contact ตลอดเวลา และไม่มองแต่เพียงผู้ถามคำถามนั้นเท่านั้น แต่ให้มองผู้ฟังทุกคนด้วย เพราะคำตอบที่ผู้นำเสนอจะตอบ เป็นการตอบให้ผู้ฟังทุกคน 
     • ไม่ปฏิเสธการตอบคำถามโดยตรง แต่ให้ใช้วาทศิลป์ในการหลีกเลี่ยงการตอบแทน 
     • ไม่ขัดจังหวะการถามของผู้ถาม โดยเฉพาะในกรณีที่สถานการณ์ตึงเครียด แต่ในบางสถานการณ์ เช่น ผู้ฟังพูดว่า จะถามหลายคำถาม ให้รีบหยุด แล้วขอทีละคำถาม เพราะถ้าให้ถามทีเดียวทั้งหมด อาจจะลืมประเด็นในบางคำถามได้ 
     • คิดก่อนตอบ 
     • กล่าวซ้ำ หรือทวนคำถามของผู้ฟัง เพื่อขอคำอธิบายเพิ่มเติม (ในกรณีที่ไม่เข้าใจประเด็นคำถาม) 
     • ตอบคำถาม หรือคำวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์

ข้อควรจำ

     • คำถามไม่สร้างสรรค์หรือลองเชิงมักมีน้อย คำถามส่วนใหญ่เป็นคำถามเพื่อขอคำอธิบายหรือข้อมูลเพิ่มเติม 
     • คำถามเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ผู้นำเสนอประสบความสำเร็จในการนำเสนอข้อมูล 
     • คำถามระหว่างการนำเสนอข้อมูลเป็นสิ่งที่แสดง feedback จากผู้ฟังที่ดี ดังนั้น หากเป็นไปได้ ควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังสามารถถามคำถามได้ระหว่างการนำเสนอข้อมูล 

     • ผู้นำเสนอต้องไม่ต่อว่าหรือวิพากษ์วิจารณ์คำถามของผู้ฟัง

โสตทัศนูปกรณ์สำหรับการนำเสนอข้อมูล

โสตทัศนูปกรณ์สำหรับการนำเสนอข้อมูล

     • ตัวบุคคล ไม่ว่าจะเป็นตัวผู้พูด เสื้อผ้า การแต่งตัว กิริยาท่าทาง เสียง และการแสดงออกทางสีหน้า 
     • ภาพวาด 
     • แผนที่ 
     • กราฟ 
     • แผนภูมิ 
     • รูปถ่าย 
     • โปสเตอร์ 
     • วัตถุสิ่งของ 
     • สื่อทางภาพและเสียง 
     • Handout 
     • ฟิล์ม เทป แผ่นซีดี

คำแนะนำสำหรับการใช้สื่อนำเสนอข้อมูล (Powerpoint)

     • เลือกใช้ให้เหมาะสม 
     • มีการ backup ข้อมูลไว้ในรูปแผ่นใสหรือ handout 
     • ทดสอบการใช้งานของสื่อก่อนการใช้งานจริง

การออกแบบสื่อนำเสนอข้อมูล (Powerpoint)

     • ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ อ่านได้ง่าย 
     • ใช้ slide ง่าย ๆ หลาย ๆ แผ่น แทนที่จะใช้ slide ที่ซับซ้อนเพียงแผ่นเดียว 
     • จัดเรียง slide ให้อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง 
     • ใช้ slide โดยวางแนวนอน (landscape mode) 
     • อย่าทวนคำซ้ำไปมา 
     • ใช้ bullet หน้าหัวข้อในแต่ละบรรทัด 
     • ข้อความในแต่ละ bullet ไม่ควรยาวเกิน 15 คำ และในแต่ละ slide ไม่ควรมี bullet เกิน 7 อัน 
     • ไม่ควรใช้ background สีฉูดฉาด ดูยุ่งเหยิง 
     • ไม่ควรทำ slide ให้ดูแน่น อ่านลำบาก 
     • ใช้เฉพาะ key words เท่านั้น 
     • ใช้ตารางเมื่อจำเป็นต้องแสดงตัวเลขเท่านั้น และควรทำตารางให้อ่านง่าย โดยใส่เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น 
     • ไม่ควรใช้ภาพเคลื่อนไหวมากจนไป เพราะจะรำคาญสายตาและอาจเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟังได้ (ถ้าเป็นภาพเคลื่อนไหว ควรให้ปรากฏอยู่ชั่วระยะเวลาหนึ่งแล้วหายไป) 
     • ใช้สี แต่ไม่มากจนเกินไป 
     • ตรวจสอบคำผิดและไวยกรณ์ให้ถูกต้อง 
     • ไม่เน้นคำด้วยการขีดเส้นใต้ แต่ให้ใช้วิธีการทำเป็นตัวหนาหรือตัวเอียงแทน 
     • ไม่เขียนคำโดยใช้เป็นอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้ง slide เพราะจะอ่านยาก แต่สามารถใช้การเน้นคำด้วยการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทุกตัวเป็นคำ ๆ ได้ 
     • ต้องมั่นใจว่า สามารถใช้อุปกรณ์ประกอบการนำเสนอเป็น 
     • ไม่แสดง slide จนกว่าจะมั่นใจว่าพร้อมที่จะนำเสนอข้อมูลแล้ว 
     • ไม่นำเสนอข้อมูลโดยการอ่านจาก powerpoint 
     • ไม่ยืนบัง slide 
     • วางเครื่องชี้ตำแหน่งต่าง ๆ ลงเมื่อไม่ใช้ เพราะจะเป็นการรบกวนสายตาผู้ฟัง 
     • ไม่ควรหยุดอยู่ที่ slide ใด slide หนึ่งนานจนเกินไป 
     • ไม่แจก handout ขณะกำลังบรรยาย

Body Language

     • Eye contact ควรมองตรง และมองผู้ฟังรอบห้อง ไม่จ้องมองเพียงคนใดคนหนึ่งเท่านั้น 
     • การแสดงออกทางสีหน้า ควรแสดงออกในทางบวก (เช่น ยิ้ม) เท่านั้น 
     • ท่าทาง ควรใช้การเคลื่อนไหวของมือและแขนประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม ไม่ควรเอามือล้วงกระเป๋า (เพราะในบางวัฒนธรรม จะมองว่าเป็นการไม่สุภาพ) หรือเขย่าเหรียญในกระเป๋าเล่น ไม่ควรเอามือเล่นหรือม้วนผมไปมา สามารถถือปากกาหรือ pointer ในมือได้ แต่ต้องไม่เล่น (เพราะจะเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟัง) 
     • การเคลื่อนไหว ไม่ควรยืนนิ่ง ควรมีการเคลื่อนไหวบ้างอย่างเป็นธรรมชาติ แต่ก็ไม่ควรเคลื่อนไหวมากจนเกินไป เพราะผู้ฟังอาจสนใจในการเคลื่อนไหวมากกว่าเนื้อหาได้ 
     • บุคลิกภาพ ยืนตรงในท่าสบาย หลังตรง ควรกระจายแรงการยืนไปที่เท้าทั้งสองข้างเท่า ๆ กัน ไม่ควรยืนติด podium หรือยืนพิงโต๊ะ

(ที่มา :www.stou.ac.th/Offices/rdec/udon/main/Document/socail1_2_56.doc)

การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล

     การนำเสนอข้อมูล คือ การสนทนาอย่างเป็นทางการเพื่อนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการจัดเตรียมไว้เป็นอย่างดีและชัดเจน ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ Introduction, Body of Presentation และ Conclusion

1. Introduction
     • กล่าวต้อนรับผู้ฟัง 
     • แนะนำประเด็นที่จะนำเสนอ 
     • บอก outline ของข้อมูลที่จะนำเสนอ 
     • บอกนโยบายเกี่ยวกับการตั้งคำถามของผู้ฟัง

2. Body of Presentation

    ให้เวลากับสื่อประกอบการนำเสนออย่างเพียงพอ มี eye contact ใช้น้ำเสียงอย่างเหมาะสมและดูเป็นมิตร ใช้ signpost เพื่อให้การนำเสนอมีความต่อเนื่องและรื่นไหล และสุภาพตลอดเวลาแม้จะต้องตอบคำถามที่ยาก

3. Conclusion
     • การสรุปเนื้อหา 
     • การขอบคุณบุคคลต่าง ๆ (ถ้าจำเป็น) 
     • การขอบคุณผู้ฟัง 
     • การตอบคำถามจากผู้ฟัง

ข้อควรจำ 
     • ในช่วงแรก ผู้ฟังจะประทับใจผู้นำเสนอหรือไม่ ขึ้นอยู่กับ การแต่งตัว สีหน้า ท่าทางการยืน และ eye contact ของผู้นำเสนอในช่วงประโยคแรก ๆ

     • ในช่วงแรก ผู้นำเสนอควรพูดช้า ๆ เพราะความตื่นเต้นจะทำให้พูดเร็วและรัว 
     • ควรเริ่มนำเสนอข้อมูลด้วยการให้กำลังใจและรอยยิ้ม 
     • หน้าที่ของผู้นำเสนอข้อมูลคือ การทำให้ข้อมูลนั้นเข้าใจง่ายขึ้น ดังนั้น ถ้าในระหว่างการนำเสนอเกิดความผิดพลาดที่ไม่ร้ายแรง ก็ไม่จำเป็นต้องกล่าวขอโทษ 
     • ผู้นำเสนอมีหน้าที่ต้องเตรียมการนำเสนอให้ดีที่สุด หากผู้นำเสนอไม่มีเวลาเตรียมตัวที่ดีพอ ก็ไม่ควรขอโทษและแก้ตัวกับผู้ฟัง เพราะจะทำให้ผู้ฟังขาดความเชื่อถือในตัวผู้พูดและเนื้อหาที่จะพูด 
     • ควรนำเสนอข้อมูลให้ตรงประเด็น ไม่ควรออกนอกประเด็นโดยไม่จำเป็น 
     • หากเป็นการนำเสนอกลุ่มย่อย ควรอนุญาตให้ผู้ฟังถามคำถามได้ระหว่างที่ผู้พูดกำลังนำเสนอข้อมูล เพราะจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง และทำให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปอย่างชัดเจนและสามารถอธิบายข้อสงสัยได้อย่างตรงจุดและทันท่วงที แต่หากเป็นการประชุมขนาดใหญ่ ผู้พูดอาจมีความจำเป็นต้องขอให้ผู้ฟังเก็บคำถามไว้จนถึงช่วง Q&A section 
     • การเล่า joke บางครั้งก็เสี่ยงเนื่องด้วยความแตกต่างทางวัฒนธรรม 

     • ควรระบุเวลาโดยประมาณของการนำเสนอข้อมูลนั้นอย่างชัดแจ้งในช่วง introduction ผู้ฟังมักต้องการทราบว่า ตนเองจะต้องนั่งฟังเรื่องนี้นานเท่าใด 
     • หากเป็นไปได้ ควรมีการแจก hand out หลังจากบรรยายเสร็จ และควรแจ้งให้ผู้ฟังทราบด้วยว่าจะมีการแจก มิเช่นนั้น ผู้ฟังมักจะตั้งใจจดเนื้อหาใน presentation มากกว่าฟังสิ่งที่ผู้พูดพูด

(ที่มา :www.stou.ac.th/Offices/rdec/udon/main/Document/socail1_2_56.doc)

การตอบข้อซักถาม (Handling Questions)

การตอบข้อซักถาม

(Handling Questions)

ในระหว่างการนำเสนอนั้นผู้ฟังอาจเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับประเด็นต่างๆขึ้น ผู้บรรยายจึงควรจะเตรียมตัวรับมือกับการซักถามที่อาจเกิดขึ้นโดยเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์

การให้ซักถามได้ระหว่างการนำเสนอ

·       - If you have any questions during my talk, please stop me and ask.

·       - If there is any questions, please feel free to (stop me and) ask.

·       - Please stop me at any time if you have any questions.

·       - I’ll be happy to answer any questions that you may have during the talk/presentation.

การขอให้ซักถามหลังจากการนำเสนอสิ้นสุดแล้ว

·       - If you have any questions (during my talk), please ask me at the end of the presentation.

·       - I’ll be happy to answer any questions at the end of my presentation.

·       - If you have any questions, I’d be pleased to answer them after the presentation.

·       - Can I ask you to hold any questions you may have until the end of my presentation?

·       - Please hold any questions you may have until the end of my presentation.

·       - I would welcome any questions/comments at the end of the presentation.

การเริ่มตอบข้อซักถาม

·       - Now, I’d be happy to answer any questions (you may have about my presentation).

·       - If you have any questions, I’d be pleased to answer them (now).

·       - I would welcome any comments/questions.

·       - Are there any questions?

เมื่อไม่เข้าใจหรือไม่ได้ยินคำถาม

·       - I’m sorry, could you speak a little slower, please?

·       - Could you repeat your question, please?

·       - Let me make sure I get/understand your questions (correctly), are you asking (that/about) ...?

·       - I’m sorry, I’m not sure I understand. Is your question ...?

·       - I’m sorry, could you speak a little louder, please?

ก่อนตอบคำถามที่ไม่ได้เตรียมตัวมาล่วงหน้า

·       - I’m glad you asked that questions.

·       - That’s a good question.

·       - Thanks for asking me about that.

หลังจากตอบข้อซักถามแล้ว

·       - Are there any other questions?

·       - Does that answer your question?

·       - I hope that answers your question.

เมื่อไม่สามารถให้คำตอบหรือข้อมูลได้

·       - I’m sorry, I don’t have that information with me. I can try and get it to you later, if you like.

·       - I’m sorry, I don’t know the answer to that question at this time.

·       - I’m sorry, I don’t think we have enough time to get into that now, can we discuss/talk about it later?

·       - I’m sorry, that information is confidential.

·       - I’m sorry, I’m not in a position to discuss that issue/problem/etc.

·       - I’m sorry, I’m not permitted to give you that information.

เมื่อไม่มีผู้ถามคำถาม

·       - If you have no questions. I’ll finish there.

·       - If there are no questions, I’ll finish there.

เมื่อหมดเวลาในการนำเสนอ

·       - I’m afraid that’s all the time we have.

·       - I’m sorry (to say) that we’ve run out of time.

ในตอนท้ายสุด ผู้นำเสนอหรือผู้บรรยายควรกล่าวขอบคุณผู้ฟังด้วยคำพูดใดคำพูดหนึ่งต่อไปนี้

·       - Thank you (very much).

·       - Thank you for listening.

·       - Thank you for your attention.

การสรุป (Concluding)

การสรุป

(Concluding)

การสรุปเป็นการทบทวนประเด็นสำคัญๆที่ได้กล่าวไปแล้วในระหว่างการนำเสนอก่อนที่จะมีการสรุปขั้นสุดท้าย ซึ่งการสรุปอาจจะเป็นการให้ข้อเสนอแนะสำหรับหนทางปฏิบัติในอนาคตก็ได้ ในการกล่าวสรุปนั้นอาจใช้คำพูด เช่น

o                  In conclusion/summary, I’ve explained ... .

o                  In conclusion/summary, I’ve talked about ... .

o                  So, to /summarize/sum up/ ... .

o                  So, as we’ve seen in this presentation today ... .

o                  As I’ve explained, ... .

o                  At this stage I’d like to /go over/run through/ ... .

o                  My main point was ... .

o                  So, to conclude ... .

o                  In conclusion, we can say ... .

o                  You can see here ...

o                  In my first slide, I’d like to show you ...

o                  This diagram/graph/table shows ...

o                  The next slide shows ...

การอธิบายเกี่ยวกับองค์ประกอบในภาพ

o                  As you can see from the graph, ...

o                  The upper part of the slide gives information about ...

o                  If you look at the top/bottom you can see ...

o                  The left/right side shows ...

o                  On the left/right is ...

o                  The first row/column contains ...

o                  Now, let’s look at the position for ...

o                  Let’s move on now and look at the figures of ...

การมุ่งความสนใจไปที่ประเด็นสำคัญ

o                  As you/we can see ...

o                  This is the ...

o                  Here is the ...

o                  For example ...

o                  This clearly shows ...

o                  This is important because ...

o                  What is interesting/important is ...

o                  I’d like to draw your attention to ...

o                  Notice/Observe the ...

o                  It is important/interesting to notice that ...

(ที่มา: http://thai2eng.blogspot.com/2011/03/blog-post_5330.html)