เทคนิคในการนำเสนอ (Presentation Technique)

เทคนิคในการนำเสนอ (Presentation Technique)

การนำเสนอ (Presentation)  เป็นวิธีการหรือเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร (Communication)   ด้วยการถ่ายทอด (Delivery) ข้อมูล แผนงาน โครงการ ข้อเสนอ ฯลฯ จากผู้นำเสนอผลงาน กับผู้พิจารณาผลงานหรือจากผู้นำเสนอ ไปสู่บุคคล กลุ่มเป้าหมาย เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน ให้บุคคลกลุ่มเป้าหมายหรือผู้รับสาร เห็นด้วย คล้อยตาม สนับสนุน อนุมัติ ให้ดำเนินการ

ประภทของการนำเสนอ (Type of Presentation)

1.การนำเสนอโดยวิธีธรรมชาติ (Nature Presentation)  เช่น  ทำตัวอย่างให้ดู  สาธิตให้เห็นโดยใช้พฤติกรรมตามธรรมชาติ
2. การนำเสนอด้วยการพูด (Oral Presentation)  เช่น  พูดและแสดงให้เห็นจริง
3. การนำเสนอด้วยสื่อต่างๆ (Presentation Media)  เช่น  สิ่งพิมพ์  โปสเตอร์  วีดีทัศน์  ภาพยนตร์  นิทรรศการ
4. การนำเสนอโดยใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วย (Hi-technology Audiovisual Aids)
5. การนำเสนอด้วยวิธีการผสมผสาน (Presentation by Integration)

เทคนิคในการนำเสนอ (Presentation Technique)

1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ

1.1  เพื่อให้ความรู้หรือข้อมูลข่าวสารใหม่ๆ  (To inform)

1.2  เพื่อปลุกใจหรือเป็นแรงบันดาลใจ  (To convince)

1.3  เพื่อเรียกร้องให้ผู้รับมีปฏิกิริยาตอบสนอง  (To request for action)

2. วิเคราะห์ผู้ฟัง
2.1 ขนาดของกลุ่มผู้ฟัง  (Group size)
2.2 อาชีพและการศึกษา  (Occupation & Education)
2.3 อายุและเพศ  (Age & Sex)
2.4 พื้นความรู้  (Subject knowledge)
2.5 ทัศนคติ  (Attitude)
2.6 ความเชื่อและอคติ  (Belief &Prejudice)

3. ทรัพยากรที่จะใช้

3.1 งบประมาณ

3.2  สถานที่นำเสนอ

3.3  วัสดุ-อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง

3.4  เวลาในการนำเสนอและการเตรียมการ

3.5  กำลังคนและสิ่งสนับสนุนอื่นๆ

4. การเตรียมเนื้อหา

4.1 กำหนดเป้าหมาย

4.2 วางโครงเรื่อง

4.3 จัดทำสคริปต์หรือโครงสร้างของการนำเสนอ  ได้แก่  ส่วนนำ  เนื้อหา  บทสรุป  และ เชิญให้ซักถาม

4.4 จัดหาตัวอย่างและกิจกรรมประกอบการนำเสนอ

5. โครงสร้างการนำเสนอ

ส่วนนำ	เนื้อหา	บทสรุป	คำถาม
-ทักทาย สร้างบรรยากาศ -แนะนำตนเอง -ระบุเรื่อง ระบุเป้าหมาย หรือ ประเด็นสำคัญ	-จัดเรียงลำดับ -กระชับชัดเจน -เชื่อมโยงสัมพันธ์กัน -เน้นย้ำที่สำคัญ -มีตัวอย่างประกอบ -สนับสนุนด้วยข้อมูล -ให้กิจกรรมเสริม	-ประเด็นหลัก -ความคิดรวบยอด -เน้นสิ่งที่ให้ทำหรือ สิ่งที่คาดหวัง	-เชื้อเชิญคำถาม -ตอบคำถามให้ตรงประเด็น -ทิ้งท้ายให้ประทับใจ -ขอบคุณผู้ฟัง

6. การเตรียมงานด้านวัสดุ-อุปกรณ์

6.1 ตัดสินใจว่าจะใช้อะไรบ้าง เตรียมจัดหาไว้ให้พร้อม
6.2 เตรียม Accessories ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย
6.3 ถ้าระยะทางไกล ต้องสอบถามว่ามีอุปกรณ์อะไรให้ใช้บ้าง คุณภาพเป็นเช่นไร
6.4 ตรวจสอบการใช้งาน และจดบันทึกรายการอุปกรณ์ที่นำไปใช้ หลังใช้งานให้ตรวจสอบก่อนเดินทางกลับ

7. ฝึกซ้อมก่อนนำเสนอ
7.1 ฝึกซ้อมให้นำเสนอได้ในเวลาที่กำหนด
7.2 ฝึกซ้อมใช้สื่อ-อุปกรณ์ที่จะใช้จริง
7.3 ฝึกซ้อมในสถานที่เสมือนจริงต่อหน้าผู้ที่จะให้คำแนะนำเราได้
7.4 ฝึกซ้อมให้มั่นใจก่อนนำเสนอจริง

8. ก่อนนำเสนอ
8.1 มั่นใจในเรื่องที่นำเสนอ
8.2 มีทัศนคติที่ดีต่อผู้ฟัง
8.3 รู้จักผ่อนคลายอิริยาบถ
8.4 อย่ากังวลประหม่า
8.5 ถ้ามีผู้ช่วย ต้องนัดแนะซักซ้อมกันให้ดี อย่าแสดงสดโดยไม่ได้นัดหมาย
8.6 เลือกเครื่องแต่งกายให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟังและสถานที่  (ไม่มากหรือน้อยเกินไป)
8.7 เตรียมบทสรุป ตอบข้อซักถาม ด้วยความมั่นใจ สุขุม สุภาพ กำหนดเวลาในการซักถามไว้ด้วย
8.8 ควรเดินทางไปถึงสถานที่นำเสนอก่อนเวลาอย่างน้อย  15  นาที
8.9  หากมีเวลาควรทดลองใช้อุปกรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าใช้ได้

9. ขณะนำเสนอ

9.1 รักษาเวลาให้ได้ตามกำหนด
9.2 ใช้ภาพหรือข้อความให้ตรงกับคำบรรยาย
9.3 อย่าหันหลังให้ผู้ฟังมากเกินไป
9.4  นำเสนอให้เป็นธรรมชาติ
9.5  ยิ้มแย้มเสมอ  สื่อความรู้สึกที่ดีกับผู้ฟัง
9.6  ใช้ภาษาและท่าทีที่สุภาพ  เข้าใจง่าย  คล่องแคล่ว  ราบรื่น
9.7  ใช้ท่าทางหรือสื่อประกอบการบรรยายได้อย่างเหมาะสม
9.8 หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นอย่าโยนความผิดให้ผู้อื่น
9.9 ใช้หลักการพูดในที่ชุมชนมาประยุกต์ใช้

10. หลังการนำเสนอ
10.1 สังเกตการแสดงออกหรือปฏิกิริยาของผู้ฟัง
10.2 ประเมินผลผู้ฟังด้วยแบบสอบถาม
10.3 นำผลการสังเกตและประเมินมาใช้ในการแก้ไขข้อบกพร่องหรือพัฒนาการนำเสนอในครั้งต่อไป

การนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ (Effective Presentation)  ควรประกอบด้วย

1.  ผู้ฟังและผู้นำเสนอควรเห็นกันได้ชัดเจนและทั่วถึง
2.  ผู้ฟังและผู้นำเสนอได้ยินเสียงชัดเจน
3.  ผู้ฟังและผู้นำเสนอต้องเห็นภาพและข้อความบนจออย่างชัดเจน
4.  ผู้ฟังเข้าใจถึงเนื้อหาและเป้าหมายของสิ่งที่นำเสนอได้อย่างถูกต้อง
5.  ผู้นำเสนอได้รับการตอบสนองตามเป้าหมายของการนำเสนอ

ภาษาท่าทางสำหรับผู้นำเสนอ (Non-verbal Language for Presenter)

1.  เสียง (Voice) ไม่ควรพูดเร็วมากเกินไป  หรือใช้เสียงสูง /แหลม  เกินความจำเป็น  ควรพูดให้เป็นธรรมชาติไม่เร็วหรือช้าจนเกินไป  และไม่ควรใช้วิธีอ่านจากสคริปต์ที่เตรียมมาตลอดเวลา  อาจจะหยุดให้มีความเงียบบ้างเมื่อจบแต่ละประเด็นก็ได้  แต่อย่าเงียบนานเกินไป
2.  สายตา (Eyes)  ควรมีการประสานสายตากับกลุ่มผู้ฟัง  มองผู้ฟังให้ทั่วๆ  ซึ่งจะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกประทับใจได้
3.  การเคลื่อนไหว (Movement)  อย่าเดินไปเดินมาบ่อยๆ  อย่าเล่นกุญแจ  ปากกา  ดินสอ  เพราะจะทำให้ผู้ฟังรำคาญ
4.  การใช้มือ (Hands)  ควรใช้มือประกอบการพูดให้เป็นธรรมชาติมากที่สุด
5. การวางท่าทาง (Posture)  ตัวผู้นำเสนอเป็นจุดสนใจของผู้ฟัง  ดังนั้นจึงควร

        5.1  มองตรงไปยังผู้ฟังให้ทั่วๆ
        5.2  พยายามหลีกเลี่ยงกิริยาอาการที่จะก่อให้เกิดความรำคาญใจแก่ผู้ฟัง
        5.3  เน้นการพูด  ไม่ใช่การอ่าน
        5.4  พูดให้ถึงผู้ฟังแถวหลังด้วย  ไม่ใช่เน้นแต่แถวหน้า
        5.5  วางตัวให้รู้สึกสบายๆ  เชื่อมั่นในตนเอง  และมีความกระตือรือร้น

(ที่มา :www.stou.ac.th/Offices/rdec/udon/main/Document/socail1_2_56.doc)