การนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล คือ
การสนทนาอย่างเป็นทางการเพื่อนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการจัดเตรียมไว้เป็นอย่างดีและชัดเจน
ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ Introduction, Body of
Presentation และ Conclusion
1. Introduction
• กล่าวต้อนรับผู้ฟัง
• แนะนำประเด็นที่จะนำเสนอ
• บอก outline ของข้อมูลที่จะนำเสนอ
• บอกนโยบายเกี่ยวกับการตั้งคำถามของผู้ฟัง
• กล่าวต้อนรับผู้ฟัง
• แนะนำประเด็นที่จะนำเสนอ
• บอก outline ของข้อมูลที่จะนำเสนอ
• บอกนโยบายเกี่ยวกับการตั้งคำถามของผู้ฟัง
2. Body of Presentation
ให้เวลากับสื่อประกอบการนำเสนออย่างเพียงพอ มี eye contact ใช้น้ำเสียงอย่างเหมาะสมและดูเป็นมิตร ใช้ signpost เพื่อให้การนำเสนอมีความต่อเนื่องและรื่นไหล
และสุภาพตลอดเวลาแม้จะต้องตอบคำถามที่ยาก
3. Conclusion
• การสรุปเนื้อหา
• การขอบคุณบุคคลต่าง ๆ (ถ้าจำเป็น)
• การขอบคุณผู้ฟัง
• การตอบคำถามจากผู้ฟัง
• การสรุปเนื้อหา
• การขอบคุณบุคคลต่าง ๆ (ถ้าจำเป็น)
• การขอบคุณผู้ฟัง
• การตอบคำถามจากผู้ฟัง
ข้อควรจำ
• ในช่วงแรก ผู้ฟังจะประทับใจผู้นำเสนอหรือไม่ ขึ้นอยู่กับ การแต่งตัว สีหน้า ท่าทางการยืน และ eye contact ของผู้นำเสนอในช่วงประโยคแรก ๆ
• ในช่วงแรก ผู้ฟังจะประทับใจผู้นำเสนอหรือไม่ ขึ้นอยู่กับ การแต่งตัว สีหน้า ท่าทางการยืน และ eye contact ของผู้นำเสนอในช่วงประโยคแรก ๆ
• ในช่วงแรก ผู้นำเสนอควรพูดช้า ๆ เพราะความตื่นเต้นจะทำให้พูดเร็วและรัว
• ควรเริ่มนำเสนอข้อมูลด้วยการให้กำลังใจและรอยยิ้ม
• หน้าที่ของผู้นำเสนอข้อมูลคือ การทำให้ข้อมูลนั้นเข้าใจง่ายขึ้น ดังนั้น ถ้าในระหว่างการนำเสนอเกิดความผิดพลาดที่ไม่ร้ายแรง ก็ไม่จำเป็นต้องกล่าวขอโทษ
• ผู้นำเสนอมีหน้าที่ต้องเตรียมการนำเสนอให้ดีที่สุด หากผู้นำเสนอไม่มีเวลาเตรียมตัวที่ดีพอ ก็ไม่ควรขอโทษและแก้ตัวกับผู้ฟัง เพราะจะทำให้ผู้ฟังขาดความเชื่อถือในตัวผู้พูดและเนื้อหาที่จะพูด
• ควรนำเสนอข้อมูลให้ตรงประเด็น ไม่ควรออกนอกประเด็นโดยไม่จำเป็น
• หากเป็นการนำเสนอกลุ่มย่อย ควรอนุญาตให้ผู้ฟังถามคำถามได้ระหว่างที่ผู้พูดกำลังนำเสนอข้อมูล เพราะจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง และทำให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปอย่างชัดเจนและสามารถอธิบายข้อสงสัยได้อย่างตรงจุดและทันท่วงที แต่หากเป็นการประชุมขนาดใหญ่ ผู้พูดอาจมีความจำเป็นต้องขอให้ผู้ฟังเก็บคำถามไว้จนถึงช่วง Q&A section
• การเล่า joke บางครั้งก็เสี่ยงเนื่องด้วยความแตกต่างทางวัฒนธรรม
• ควรระบุเวลาโดยประมาณของการนำเสนอข้อมูลนั้นอย่างชัดแจ้งในช่วง introduction ผู้ฟังมักต้องการทราบว่า ตนเองจะต้องนั่งฟังเรื่องนี้นานเท่าใด
• หากเป็นไปได้ ควรมีการแจก hand out หลังจากบรรยายเสร็จ และควรแจ้งให้ผู้ฟังทราบด้วยว่าจะมีการแจก มิเช่นนั้น ผู้ฟังมักจะตั้งใจจดเนื้อหาใน presentation มากกว่าฟังสิ่งที่ผู้พูดพูด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น